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Politique de confidentialité

Politique de confidentialité de MentorSIG

Chez DoliSys, nous nous soucions de votre vie privée et nous croyons en la transparence. C’est pourquoi nous nous engageons à être francs quant à nos pratiques en matière de confidentialité. Nous ne recueillons que les informations personnelles nécessaires à la prestation de nos services et les traitons avec soin et discernement.

Cette politique explique nos pratiques en matière de protection de la vie privée pour DoliSys.com. (que nous appellerons le « Site ») et nos autres services fournis par Mentor Sarl-S (« DoliSys », ensemble avec « nous », « notre » et « nos »). Nous ferons référence au Site et à nos autres services en tant que « Services ». La présente politique de confidentialité décrit pourquoi et comment nous recueillons et utilisons les informations personnelles de nos clients et des visiteurs de notre site web. Il décrit également les options dont vous disposez pour choisir la manière dont nous utilisons vos données personnelles et comment nous contacter pour toute question ou demande à ce sujet. DoliSys est un ensemble de services fournis par Mentor Sarl-S, une société enregistrée et existant en vertu des lois du Luxembourg (numéro d’enregistrement : 10128302/0), dont l’adresse est la suivante : 3, rue de la Gare, L-9044, Ettelbruck.

Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations concernant tout aspect de notre politique de protection de la vie privée, veuillez nous contacter à l’adresse privacidade@dolisys.com ou par courrier à notre adresse décrite ci-dessus.

1. Collecte d’informations :

Lorsque vous accédez au site et que vous le parcourez (y compris lorsque vous nous soumettez des informations personnelles via les champs de saisie du site), nous vous demandons les informations suivantes :

Les informations que vous fournissez :

  • Informations de contact – nous recevons et conservons toutes les informations que vous saisissez sur notre site. Notre site utilise des formulaires pour recueillir vos informations personnelles, notamment votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique, afin que vous puissiez passer des commandes, demander des informations, obtenir une assistance et utiliser nos services.
  • Informations sur le paiement et le recouvrement – lorsque vous vous inscrivez à l’un de nos services, produits ou programmes, nous vous demandons des informations personnelles et de paiement supplémentaires telles que votre nom, les informations relatives à votre carte de crédit, à PayPal ou à tout autre service pertinent, votre adresse de facturation, votre numéro d’identification personnel, gouvernemental ou fiscal ou d’autres informations, y compris, mais sans s’y limiter, des certificats, des déclarations fiscales, des formulaires, des documents de paiement et d’autres documents pertinents.
  • Les informations que nous recevons de votre part en utilisant nos services ou de la part de tiers.
  • Informations automatisées – lorsque vous visitez notre site, nous recevons et collectons des informations, qui peuvent – dans certaines circonstances – constituer des informations personnelles – et qui comprennent votre adresse IP, l’URL de référence, l’URL de sortie, le logiciel de navigation, le système d’exploitation, la date et l’heure et/ou les données de parcours.
  • Outils d’analyse du site – Nous utilisons des services d’analyse tiers pour recueillir des informations sur l’utilisation de ce site, telles que le nombre de visites, les pages consultées, la popularité de certains contenus. Les outils d’analyse utilisent des technologies de suivi (telles que les cookies) pour reconnaître votre appareil et compiler des informations vous concernant. Ils recueillent des informations telles que les pages que vous visitez et le temps que vous passez sur ces pages, l’adresse IP qui vous est attribuée, le système d’exploitation et le navigateur web que vous utilisez et le site web que vous avez visité avant de consulter notre site web.
  • Dossiers d’information – lorsque vous visitez le site, consultez le contenu que nous fournissons, utilisez nos services, utilisez notre service de chat, posez une question, demandez une assistance technique concernant nos services, envoyez-nous un courriel ou participez à un concours ou à une enquête sur notre site, nous collectons et stockons automatiquement certaines informations dans des fichiers journaux. Cela inclut votre adresse IP, votre URL, votre URL de référence, votre URL de sortie, votre logiciel de navigation, votre système d’exploitation, la date et l’heure, le type de demandes adressées à notre site et les réponses d’erreur renvoyées par notre site ou nos services.
  • Autres informations – nous recevons et conservons également toutes les informations que vous fournissez sur notre site web, notre service de chat, tout formulaire de plainte sur notre site web, par courriel, par téléphone ou toute autre communication avec notre personnel ou liée à la prestation de nos services. Chaque fois que vous nous contactez, nous enregistrons le ticket, le chat ou l’appel afin de nous assurer que nous disposons d’un enregistrement précis de toutes les communications, qui sont nécessaires pour fournir nos services et pour soutenir toute action prise par notre équipe en cas de litige concernant notre réponse.

2. Comment nous utilisons les informations

  • Nous recueillons, stockons et utilisons les informations que vous fournissez pour les raisons suivantes :
  • Coordonnées – pour vous contacter au sujet de l’état d’avancement de vos commandes, de l’état des services, des changements de fonctionnalité de nos produits et de notre site et – lorsque vous avez choisi de recevoir ces informations – d’autres/nouveaux services et/ou des offres spéciales/bulletins d’information que nous pensons pouvoir vous être utiles, nous utilisons le courrier électronique, le téléphone et/ou la messagerie textuelle ainsi que pour vous informer des problèmes, des interruptions ou des mises à jour de service, des améliorations de service ou des nouveaux produits conformément à nos conditions d’utilisation et à la législation applicable.
    • Informations relatives au paiement et à la facturation – nous en avons besoin, ainsi que de vos coordonnées, pour vous ouvrir un compte client, traiter vos commandes et renouvellements, conclure un accord contractuel pour tout service, vous facturer et remplir nos obligations en matière de calcul des taxes.

Les informations que nous recevons de votre part en utilisant nos services ou de la part de tiers.

Nous collectons, stockons et utilisons les informations que nous recevons de l’utilisation de nos services ou de tiers pour les raisons suivantes :

  • Informations automatisées – pour diagnostiquer les problèmes de nos serveurs, pour administrer notre site et nos services. Ces données ne sont pas liées à des informations permettant d’identifier les personnes, sauf si cela est nécessaire pour prévenir la fraude ou les abus sur notre site et nos systèmes.
  • Outils analytiques – pour améliorer les services de notre site web.
  • Journaux d’information – pour diagnostiquer les problèmes, administrer notre site et résoudre les problèmes.

Autres informations – pour gérer votre compte et les produits ou services achetés et souscrits, pour disposer d’un enregistrement précis de toute question en cas de litige et pour identifier certaines caractéristiques qui peuvent nous aider à optimiser et à améliorer nos produits et services.

3. Objectifs du traitement des données

Lorsque vous accédez à nos services ou les utilisez, nous devons collecter, utiliser et traiter vos informations comme indiqué dans la présente politique. Nous nous engageons à respecter votre vie privée et suivons certains principes fondamentaux lors du traitement des données personnelles :

1. Nous nous efforçons de ne recueillir que les données personnelles minimales dont nous avons besoin pour vous fournir des services.

2. Nous visons une transparence totale sur la manière dont nous utilisons vos informations pour répondre à des objectifs légaux ou autres et respectons votre vie privée.

3. Nous veillons à n’utiliser vos informations qu’aux fins pour lesquelles vous nous avez donné votre autorisation. 

Nous nous appuyons sur un certain nombre de bases juridiques pour utiliser vos informations comme indiqué dans la présente politique :

  • Contrat – l’utilisation de vos informations est nécessaire pour remplir toute obligation contractuelle afin de vous fournir des services ou de gérer les concours auxquels vous participez ;
  • Obligations légales – notre utilisation de vos informations personnelles est nécessaire pour nous conformer à une obligation légale, à une ordonnance du tribunal ou pour exercer ou défendre des revendications légales. Par exemple, si nous sommes tenus de divulguer vos informations personnelles à des organismes de réglementation ou à des autorités chargées de l’application de la loi, ou d’utiliser vos informations personnelles pour des calculs fiscaux.
  • Nos intérêts légitimes – nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes, tels que :
  • gérer, accroître, développer et fournir nos services ;
  • détecter et prévenir les activités frauduleuses ;
  • renforcer la sécurité de notre réseau et de nos systèmes d’information ;
  • mieux comprendre comment les gens interagissent avec notre site web ;
  • déterminer l’efficacité de nos campagnes promotionnelles et publicitaires ; et
  • améliorer, modifier, personnaliser ou renforcer de toute autre manière nos services et communications
  • pour le bénéfice de nos clients.
  • Consentement – nous comptons sur votre consentement pour utiliser vos informations personnelles afin de vous envoyer des informations commerciales (telles que nos bulletins d’information et nos offres promotionnelles) par courriel, SMS ou téléphone. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en mettant à jour vos informations personnelles/paramètres dans votre profil d’utilisateur dans notre espace client, en utilisant notre option de désabonnement pour les abonnements aux courriels, ou en nous contactant à l’adresse privacidade@dolisys.com.

4. Cookies, balises, tags, pixels

Nous utilisons des cookies pour recueillir certaines des informations énoncées dans la présente politique. Un cookie est un petit élément de données envoyé par un site web et stocké dans votre navigateur web sur votre ordinateur, smartphone ou autre appareil portable pendant que vous naviguez sur un site web.

Notre site web utilise des cookies pour vous identifier. Les cookies peuvent stocker l’identifiant de votre compte, l’état de votre commande, la personnalisation ou le suivi du site. Ils peuvent également être utilisés à des fins techniques, par exemple pour suivre votre session d’achat en cours et vous permettre de passer à la caisse et de payer votre commande en conséquence, ou pour enregistrer des informations déjà saisies (options linguistiques et région), afin que nous puissions vous offrir des services, produits et autres communications pertinents, améliorés et plus personnalisés, adaptés à vos besoins. Les cookies nous permettent également de remplir nos obligations contractuelles avec des tiers et des partenaires si vous avez effectué un achat sur notre site web en suivant un lien de leur part.

Notre site web comprend des cookies marketing et un pixel de remarketing fournis par des tiers. Cela permet à ces parties de recueillir des informations sur le fait que vous avez visité notre site et que vous étiez intéressé par certaines offres. Nous utilisons également des balises, des codes de suivi des clics et des scripts pour analyser les tendances et les mouvements des utilisateurs sur le site, pour recueillir des informations sur la base d’utilisateurs dans son ensemble et sur la manière dont nous pouvons améliorer notre service et notre site, pour fournir des publicités basées sur l’activité et les intérêts et pour mesurer l’efficacité de la publicité. Par conséquent, nous pouvons vous présenter des offres ciblées ou basées sur vos intérêts en fonction des produits que vous possédez actuellement ou que vous avez récemment consultés et vous fournir d’autres communications plus pertinentes pour vous et vos intérêts en dehors de notre site, sur d’autres sites web.

Vous pouvez gérer vos préférences concernant les cookies en modifiant les paramètres de votre navigateur ou en utilisant l’outil pop-up désigné sur notre site web. 

Vous pouvez également modifier vos préférences en matière de cookies directement à partir de votre navigateur. Veuillez noter que si vous désactivez simplement tous nos cookies ou les cookies en général dans les paramètres de votre navigateur, il se peut que certaines sections ou fonctionnalités de notre site ne fonctionnent pas, car votre navigateur peut nous empêcher de définir les cookies fonctionnellement nécessaires du site.

5. Comment nous partageons vos informations personnelles et avec qui nous les partageons

Toutes les informations personnelles collectées par DoliSys sont traitées de manière confidentielle. Nous divulguons tout ou partie de vos données dans les circonstances limitées décrites ci-dessous et avec des garanties appropriées sur votre vie privée :

  • Si la loi l’exige – nous divulguerons des informations vous concernant en réponse à une citation à comparaître, à une ordonnance du tribunal ou à toute autre demande gouvernementale légitime.
  • Avec nos collaborateurs, employés et entrepreneurs indépendants – partenaires commerciaux, consultants externes, auditeurs, employés ou autres tiers, certains de nos employés et individus qui sont nos entrepreneurs indépendants qui ont besoin de connaître les informations afin de nous aider à fournir nos services ou à traiter les informations en notre nom et également à des fins administratives, de recouvrement des impôts et toutes autres fins liées à la gestion de votre compte. Nous demandons à chacun de se conformer strictement à cette politique de confidentialité.
  • Pour protéger les droits et la propriété – Nous partagerons des informations personnelles et des informations sur les comptes avec des sociétés, des organisations ou des individus lorsque nous pensons de bonne foi que l’accès, l’utilisation, la préservation ou la divulgation de l’information est nécessaire pour se conformer à toute loi applicable, à la réglementation, à un processus légal ou à une demande exécutoire ; pour faire respecter ou appliquer nos conditions de service et d’autres accords ; pour enquêter sur des violations potentielles ; pour protéger contre les dommages aux droits, à la propriété ou à la sécurité de MentorSiG, de nos utilisateurs ou du public, comme requis ou autorisé par la loi. Dans la mesure où nous sommes légalement autorisés à le faire, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour vous informer si nous sommes tenus de fournir vos informations personnelles à un tiers dans le cadre d’une procédure judiciaire.
  • Transferts d’entreprise – dans le cadre d’une fusion, d’une vente d’actifs de la société ou de l’acquisition de tout ou partie de notre entreprise par une autre société, ou dans le cas improbable où DoliSys cesserait ses activités ou ferait faillite, les informations relatives aux utilisateurs feraient probablement partie des actifs transférés ou acquis par une tierce partie. Si l’un de ces événements se produit, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour vous en informer et la présente politique de confidentialité continuera à s’appliquer à vos informations et la partie qui reçoit vos informations continuera à les utiliser, mais uniquement conformément à la présente politique de confidentialité.
  • Avec votre consentement – avec votre consentement explicite ou selon vos instructions, nous pouvons partager et divulguer les informations que vous nous autorisez à des tiers. Toutefois, nous ne vendrons pas, ne louerons pas, ne partagerons pas ou ne divulguerons pas d’une autre manière des informations personnellement identifiables à des fins commerciales d’une manière contraire aux engagements pris dans la présente politique de confidentialité. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour vous informer du moment et de la nature des informations susceptibles d’être transmises à des tiers et vous pourrez choisir de les partager ou non.

6. Mesures de sécurité

Nous utilisons un logiciel Secure Sockets Layer (SSL) pour crypter les informations que vous saisissez sur notre site afin de protéger votre sécurité pendant la transmission vers et depuis notre site. Lors du stockage des informations, nous protégeons leur sécurité par le cryptage et la pseudonymisation des données critiques. Lorsque nous traitons les informations relatives aux cartes de crédit et les paiements, la carte de crédit est soumise à une tokenisation et à des mesures de sécurité strictes.

Nous maintenons des mesures de protection physiques, électroniques et procédurales concernant la collecte, le stockage et la divulgation des informations personnelles identifiables des clients. Nos procédures de sécurité exigent que, dans certains cas, nous demandions une preuve d’identité avant de vous divulguer des informations personnelles.

Pour vous protéger contre tout accès non autorisé à votre compte et à vos informations, nous avons mis en place des mécanismes de gestion des sessions et d’expiration des connexions. Par mesure de sécurité supplémentaire, veillez à vous déconnecter de votre compte sur votre ordinateur.

Bien que nous prenions toutes ces mesures pour assurer la sécurité de vos informations personnelles, veuillez noter qu’aucune transmission Internet ne peut être garantie comme étant sûre. Par conséquent, veuillez noter que nous ne pouvons pas garantir pleinement la sécurité des informations personnelles que vous nous transmettez par Internet.

7. Informations recueillies et utilisées :

Vos informations client (adresse électronique, mot de passe pour votre compte client et éventuellement nom de l’entreprise, nom et prénom du contact, adresse, code postal, pays et numéro de TVA) sont stockées après votre inscription. Ces informations nous permettent de vous facturer le service, si vous optez pour l’offre payante.

Lorsque vous vous abonnez ou achetez nos services et produits, nous stockons également les informations suivantes : Votre mandat SEPA si vous avez opté pour le paiement SEPA, les 4 derniers chiffres de votre carte si vous avez opté pour le paiement par carte. Les détails complets de votre carte de crédit, nécessaires pour le paiement par carte, ne sont pas stockés par nous, mais chez notre fournisseur de paiement Stripe (leader mondial des paiements en ligne). Nous ne sommes pas au courant, chaque échantillon passe par une commande que nous envoyons à ce fournisseur. Lorsque vous remplissez vos coordonnées bancaires, elles sont envoyées directement à Stripe et ne sont donc pas stockées sur nos serveurs.

Vous avez la possibilité de demander la suppression de votre compte et des informations ci-dessus à tout moment.

7.1 Sous-traitant :

DoliSys dispose des sous-traitants et services suivants :

Notre fournisseur de serveurs en nuage est OVH. Nous avons opté pour des serveurs hébergés en Europe. Aucune information sur les clients de DoliSys n’est communiquée à ce sous-traitant, qui ne fournit que le matériel et la couche réseau, l’installation et l’exploitation étant effectuées directement par nos soins. 

Le service de paiement en ligne  Stripe ou Paypal est utilisé pour garantir le paiement régulier de votre abonnement ou de votre commande. Nous ne fournissons pas les détails de votre carte de crédit car ils sont envoyés lorsque vous remplissez vos coordonnées bancaires, ils sont envoyés directement à Stripe ou Paypal lorsque vous entrez le numéro pour effectuer le paiement (nous récupérons tout de même les 4 derniers chiffres, ce qui nous permet d’identifier / analyser les problèmes de paiement).

8. Utilisation d’un système ERP et CRM

En utilisant un logiciel ERP & CRM, vous stockez des informations et devenez un « collecteur de données ». Par conséquent, si vous êtes en Europe ou si vous stockez des informations sur des entités européennes, vous devez vous conformer aux règles du GDPR.

En utilisant un logiciel ERP & CRM, vous stockez des informations et devenez un « collecteur de données ». Par conséquent, si vous êtes en Europe ou si vous stockez des informations sur des entités européennes, vous devez vous conformer aux règles du GDPR.

Ce n’est pas le logiciel qui vous rend conforme ou non au GDPR, mais l’utilisation que vous en faites et la documentation de vos processus que vous avez réalisée. Certains logiciels que vous utilisez, vous en avez besoin :

  • Décrivez les informations que vous stockez avec le logiciel, comment elles sont collectées et ce que vous en faites.
  • Permettre aux personnes impliquées dans le stockage des données personnelles de demander la suppression de vos données si vous n’en avez plus besoin.
  • Si vous fournissez les données que vous collectez / stockez à des sous-traitants, informez-les de la nature de ces données et des personnes à qui elles sont communiquées.
  • Définir et publier un contact de référence GDPR.
  • Communiquez si vous avez connaissance d’un vol de données ou d’une intrusion non désirée dans votre logiciel.

9. Périodes de conservation

Les informations recueillies sur notre site web ne seront conservées que le temps nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées. En général, nous supprimerons automatiquement les informations relatives à votre compte d’utilisateur deux ans après que vous n’ayez plus de service actif chez nous. Étant donné que nous fournissons un service à des clients dans le monde entier et que nous devons nous conformer aux réglementations en vigueur dans le monde entier concernant la conservation des informations personnelles relatives aux accords contractuels, à la fourniture de services, aux finances, à la facturation, aux opérations de facturation et aux calculs fiscaux, une copie versionnée de vos coordonnées, de vos données personnelles de paiement et de facturation associées à vos précédentes factures est conservée pendant une période de 10 ans après la désactivation d’un compte. Vos données personnelles sont automatiquement supprimées par nos systèmes conformément à ces périodes de conservation.

10. Vos droits

En visitant la page « Mes détails » de votre espace utilisateur, vous pouvez accéder, corriger, modifier et supprimer certaines informations personnelles associées à votre compte. Si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans la section « Autres questions et contacts » de la présente politique pour demander ce qui suit :

  • confirmer si vos données personnelles sont traitées ou non ;
  • vous fournir plus de détails sur la manière dont nous traitons vos données personnelles ;
  • vous fournir une copie de toutes les données que nous détenons à votre sujet ;
  • retirer votre consentement à l’utilisation de vos données personnelles, lorsque nous nous appuyons sur votre consentement comme base juridique pour justifier l’utilisation de vos données personnelles ;
  • prendre en considération toute objection valable au traitement de vos informations personnelles (y compris le droit de s’opposer au traitement pour des raisons liées à votre situation particulière, lorsque nous invoquons nos intérêts légitimes comme base légale du traitement) ;
  • demander la mise à jour ou la suppression des données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
  • limiter la manière dont nous traitons vos données personnelles ;
  • prendre en compte toute demande valable de transfert de vos données personnelles à un prestataire de services tiers (portabilité des données) ; et
  • nous examinerons toutes ces demandes. Toutefois, certaines informations personnelles peuvent être exemptées de ces demandes dans certaines circonstances, qui comprennent la nécessité de maintenir le traitement des informations pour nos intérêts légitimes ou pour se conformer à une obligation légale. Si une telle exception s’applique, nous vous en informerons lorsque nous répondrons à votre demande. Veuillez noter que nous pouvons vous demander de nous fournir les informations nécessaires pour confirmer votre identité avant de répondre.

11. Restrictions d’âge

Conformément aux conditions d’utilisation de DoliSys, nous ne vendons pas de produits ni ne fournissons de services aux personnes âgées de moins de 18 ans. Si vous avez moins de 13 ans, vous n’êtes pas autorisé à utiliser le site et devez demander à vos parents ou à votre tuteur d’utiliser le site à votre place.

12. Modifications de la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Si nous décidons de modifier notre politique de confidentialité, nous publierons les mises à jour de cette politique de confidentialité ici et ailleurs, comme nous le jugeons approprié, afin que vous sachiez quelles informations nous recueillons, comment nous les utilisons et dans quelles circonstances, le cas échéant, nous les divulguons.

Si nous apportons des modifications importantes à la présente politique, nous vous en informerons ici, par e-mail ou par le biais d’une notification sur notre site, au moins dix (10) jours civils avant l’entrée en vigueur des modifications.

13. Autres questions et contacts

Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité, si vous souhaitez exercer l’un de vos droits relatifs à vos informations personnelles ou si vous souhaitez vous opposer à la collecte ou au traitement de vos données par MentorSIG, en tout ou en partie, veuillez nous contacter à l’adresse gdpr@dolisys.com ou notre délégué à la protection des données, qui peut être contacté à l’adresse suivante privacidade@dolisys.com.