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Guia Rápido de Configurações Iniciais na plataforma DoliClinic

Este guia rápido fornece um roteiro passo a passo para configurar e começar a usar a explorar a plataforma DoliClinic, para a gestão de clínicas ou consultórios médicos.

1-Considerações Iniciais

Bem-vindo ao Guia Rápido de Configurações Iniciais na plataforma DoliClinic/DoliSys, projetado para ajudá-lo a começar com eficiência e confiança. 

Este guia é uma ferramenta essencial para clínicas e consultórios médicos que estão dando os primeiros passos na implementação ou migração para a nossa plataforma. Aqui, você encontrará informações detalhadas e passo a passo sobre como configurar seu sistema, personalizá-lo para atender às suas necessidades específicas e aproveitar ao máximo suas poderosas funcionalidades.

A nossa plataforma oferece uma solução abrangente para administrar todos os aspectos da sua prática médica – desde a gestão de pacientes e agendamentos até a contabilidade e a conformidade com as normas de saúde. 

Entender como configurar e utilizar essas ferramentas eficientemente é crucial para garantir um fluxo de trabalho suave, segurança dos dados do paciente e uma gestão eficaz da clínica.

Este guia foi elaborado pensando em facilitar o processo de configuração e familiarização com o sistema, cobrindo desde as configurações iniciais básicas até a solicitação de suporte técnico. Ao seguir estas etapas, você estará bem preparado para administrar sua clínica ou consultório com eficiência, segurança e sucesso.

Vamos começar a jornada para maximizar o potencial desta poderosa plataforma! Você pode consultar a nossa instância demonstrativa neste link https://demo.doliclinic.com para ver ao vivo as configurações demonstrativas ilustradas neste guia. 

2-Configuração dos Dados da Empresa

As primeiras configurações que deverá efetuar são o registo das informações de identidade e funcionamento da sua empresa ou consultório. 

Preencha os campos necessários ou selecione os valores nas listas suspensas. As informações desta página aparecerão nos cabeçalhos e rodapés dos documentos gerados pelos sistemas,  tais como orçamentos, faturas, etc. Se não desejar que apareçam, basta deixar os campos vazios!

Portanto, preencha os dados da sua empresa, incluindo nome, endereço, NIF (Número de Identificação Fiscal), informações de contato, moeda, logotipo, etc.

1. **Acesso:** No painel da sua instância vá até ‘Configurações’ > ‘Empresa/Organização’.

3-Configuração Básica do Módulo Contabilidade

O módulo de contabilidade por partida dobrada facilita o processamento de dados contidos nas suas transações comerciais, notas de despesa, despesas específicas e registos bancários, com o intuito de compilar os seus diários contabilísticos (de facturação, de compras, bancários, etc.). Estes diários podem ser posteriormente remetidos para o seu livro-razão e exportados, a fim de serem facultados ao seu contabilista. 

É fundamental efetuar algumas configurações iniciais no módulo de contabilidade, mesmo que não preveja a sua utilização imediata. Esta fase inicial é imprescindível para o uso eficiente do módulo de Bancos e Caixa. Um passo obrigatório é a configuração de um plano de contas contabilístico. 

Nota: Caso não encontre no sistema um plano de contas específico para o seu país, deve selecionar um que mais se aproxime das características do seu país. Posteriormente, poderá consultar o seu contabilista para definir qual o plano de contas mais apropriado para importar para o sistema. Se necessitar de assistência durante este processo ou se tiver alguma dúvida, não hesite em contactar a nossa equipa de suporte. Estamos sempre disponíveis para ajudar a assegurar que a configuração do sistema seja eficiente e que tire o máximo dele para o seu negócio.

Como configurar o plano de conta?

1. **Configurações Iniciais:** planos de conta:

4-Configuração de Banco e Caixa

A criação de contas bancárias e caixas é uma etapa importante durante a configuração inicial do sistema, pois as informações bancárias podem aparecer nos documentos comerciais como por exemplo na factura. Esta opção pode ser ativada na configuração do módulo Faturas.

1. **Adicionar Conta Bancária: Em ‘Bancos e Dinheiro’, clique em ‘Nova conta financeira‘ e preencha os detalhes da sua conta bancária ou caixa. 

  • Ref.: A referência é o identificador da conta bancária interna da sua empresa.
  • Etiqueta da conta ou caixa: A etiqueta  é o nome completo da conta bancária, destinado a ser facilmente identificável.
  • Tipo de conta: Veja a lista de tipos de contas bancárias que é possível criar. (Conta a Bancária a prazo, Conta a Ordem ou Conta corrente, Cartão de Crédito, Conta Caixa)
  • Moeda: Indica a moeda de operação da conta bancária.
  • Estado: Aberto para indicar que a conta está operacional.
  • País da conta: País de estabelecimento da conta bancária.
  • Saldo inicial: Para começar bem na sua gestão de tesouraria. Indicar saldo inicial no momento da criação da conta no sistema, de forma a estar conciliado com o saldo real no Banco.
  • Data: Para continuar bem na gestão de tesouraria.
  • Dados de identificação da conta, desde Nome do banco até Endereço do proprietário da conta: Para permitir a reconstituição e exibição correta das suas informações bancárias nos documentos comerciais.
  • Transferência SEPA: ‘Tipo de pagamento’ no nível ‘Transferência’: Marcar esta opção modifica o conteúdo dos arquivos SEPA gerados pelo sistema para enviar depois ao seu banco. Ative esta opção apenas por recomendação do seu banco, caso ele não possa processar os arquivos fornecidos.
  • Código de contabilidade : 512, 530, etc., dependendo do plano de conta em uso.
  • Código do diário bancário: Este código é útil se você gerir sua contabilidade no sistema como identificador dos seus diários bancários.

5-Cadastrar Cliente/Paciente

1. Adicionar Novo Paciente: Vá até menu ‘Pacientes | Consultas‘ > ‘Novo Paciente

6-Criar uma Consulta

1. Criar uma consulta: Abra a ficha do paciente em questão, acesse o separador ‘Consulta‘ e clique em “ criar consulta”.

Adicione detalhes relevantes da consulta, como o tipo de consulta e comentários.

2. Emissão de Fatura e Cobrança: No final preencha os dados e forma de pagamento para emissão de factura e registo de cobrança.

7-Solicitar suporte funcional ou técnico

Para garantir que você tenha a assistência necessária ao utilizar a nossa plataforma, oferecemos suporte técnico e funcional. Aqui está como você pode solicitar suporte:

Suporte via E-mail:

– Endereço de E-mail: Para suporte, envie um e-mail para sol@dolisys.com.

– Template de E-mail para Reportar Problemas:

 Assunto: [Tipo de Suporte] – [Breve Descrição do Problema]

   Corpo do E-mail:

   Olá Equipe de Suporte,

   Nome: [Seu Nome]

   Empresa: [Nome da Sua Empresa/Clinica]

   Descrição do Problema: [Descrição clara e concisa do problema]

   Data e Hora do Incidente: [Quando o problema ocorreu]

   Impacto: [Como isso está afetando sua operação]

   Passos para Reproduzir o Problema: [Se aplicável]

   Atenciosamente,

   [Seu Nome]

Suporte via Ticket no Painel de Cliente:

– Acesso ao Painel de Cliente:Acesse o painel de cliente em myaccount.dolisys.com e navegue até o menu ‘Suporte‘, entre  diretamente no link suporte online – https://sol.dolisys.com .

– Script para Criação de Ticket:

  1. Escolha ‘Enviar um Ticket’:

   2.Preencha as Informações Necessárias:

      – Nome e email: Informe os seus dados.

      – Assunto do Ticket: Escolha um título claro e descritivo.

      – Mensagem – Descrição Detalhada: Inclua uma descrição detalhada do problema, similar ao template de e-mail acima.

      – Anexos: Se necessário, anexe capturas de ecrã ou outros arquivos relevantes.

   3. Envie o Ticket: Revise as informações e envie o ticket. Você poderá acompanhar o status e receber atualizações diretamente por email.

Regras Básicas para Reportar Problemas:

– Seja claro e conciso: Forneça informações claras e diretas sobre o problema.

– Detalhe o Problema: Inclua detalhes específicos, como mensagens de erro, comportamento do sistema e etapas que levaram ao problema.

– Evite informações sensíveis: Não partilhe informações sensíveis ou confidenciais na sua comunicação.  Nunca  transmita a sua senha
Nota: Seguir esses passos e utilizar os templates fornecidos ajudará a nossa equipa de suporte a entender e resolver seu problema de maneira mais eficiente e eficaz.

8-Dicas Adicionais

– Verifique regularmente: Após configurar cada opção no sistema, confira se tudo está a funcionar como esperado.

– Backup de Dados: Faça backups regulares para proteger suas informações.

-Treinamento de Equipe:Assegure-se de que sua equipe esteja familiarizada com o sistema. Quando possível, não hesite em nos contactar em caso de necessidade de formação específica. oferecemos treinamentos gratuitos. 

Este guia rápido oferece uma visão geral das etapas essenciais para você começar do jeito certo. Para informações mais detalhadas, consulte a documentação oficial ou entre em contato com o suporte técnico.


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